Có công cụ quản lý thời gian nào hiệu quả không? Tại sao có người làm được rất nhiều việc trong một ngày nhưng lại có người để một ngày trôi qua trong tiếc nuối?
Mình đã từng hỏi chính mình như vậy, khi mỗi cuối ngày nhìn lại, thấy ngày hôm nay mình chưa làm được việc gì đáng kể. Những lúc như vậy thấy tiếc thời gian đã qua lắm. Rồi mình lại tự nhủ bản thân mình: “Mai mình phải sống khác, không thể để mỗi ngày trôi qua trong lãng phí như vậy được”.
Nhưng mai mình vẫn chưa khác!
Mục lục
Mình đã lục tung những sách viết về những người thành công, để tìm hiểu xem làm thế nào mà họ có thể làm được quá nhiều việc như vậy với quỹ thời gian hạn hẹp trong một ngày.
Và mình đã tìm ra câu trả lời.
Mình rất vui mừng được chia sẻ những bí quyết đó ở đây với các bạn. Bốn công cụ này được mình xếp lần lượt từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc một nhiệm vụ. Hãy áp dụng 4 công cụ này để thấy nó sẽ thay đổi cuộc đời bạn như thế nào nhé.
1. Bảng mục tiêu và kế hoạch
Nhiệm vụ nào cũng đi cùng mục tiêu và kế hoạch. Mình đã từng vô cùng xem nhẹ việc xây dựng mục tiêu. Mình đã từng nghĩ rằng ngày mai mình còn chưa biết ăn gì thì làm sao biết 3 năm nữa mình sẽ như thế nào. Phần lớn các đồng nghiệp trong công ty mình làm việc cũng đều không có mục tiêu.
Để học các khóa học về mục tiêu, bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY nhé.
Một lần, anh bạn đồng nghiệp của mình hỏi: “Từ giờ đến cuối năm bạn muốn có thêm bao nhiêu lượt nghe Podcast Gỡ Rối Trái Tim?”. Mình nghĩ: “Cái đó tùy thuộc người nghe chứ có tùy thuộc vào mình đâu cậu”. Anh bạn cười phá lên bảo: “Đấy, khi không có mục tiêu người ta sẽ không biết phải đi đến đâu và tất nhiên là cũng không biết đi đường nào để đến được”. Khi không có mục tiêu, chúng ta sẽ để cho thời gian trôi nổi, làm việc một cách ngẫu hứng, thiếu động lực, thiếu nhiệt huyết.
Khi đã hiểu hơn về tầm quan trọng của việc xây dựng mục tiêu, mình đã viết ra số lượt nghe mình mong muốn tăng thêm cho podcast của mình. Và với số lượt nghe như vậy, mình vạch ra hành động cụ thể để đạt được điều đó. Rồi thời gian cụ thể cho từng hành động. Vậy là mình đã có kim chỉ nam cho mình đến cuối mỗi tháng, cuối mỗi năm. Mình đã biết mình phải đi bằng con đường nào để đến đích rồi. Thật tuyệt vời các bạn ạ.
Dưới đây là mẫu mục tiêu và bảng hành động mà bạn có thể tham khảo. Bạn cũng có thể để lại email dưới bài viết này để mình gửi mẫu này cho bạn nhé:
2. To-do list và ma trận Eisenhower
Lúc nào mình cũng mang bên cạnh mình một cuốn sổ tay nho nhỏ để ghi lại những việc cần làm trong ngày và những ý tưởng chợt đến. Bạn đừng quá tin vào trí nhớ của mình kẻo bỏ lỡ ý tưởng chợt đến cũng như mất công suy nghĩ: “Bây giờ mình phải làm gì nhỉ?”.
Mỗi sáng thức dậy, mình liệt kê tất cả những việc cần làm trong ngày (và trong ngày mình cũng sẽ bổ xung thêm nếu có), rồi sắp xếp nó theo ma trận Eisenhower.
To-do list mình thường viết vào buổi sáng
Ma trận EISENHOWER
Ma trận này diễn giải rằng những việc ta cần làm có thể phân làm 4 loại:
- Việc cần thực hiện ngay
- Việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp, ví dụ: hoàn thành kịch bản Talkshow vì đã đến deadline…
- Việc quan trọng
- Lên kế hoạch thực hiện cho bằng được, ví dụ: Viết 500 về chủ đề Quản lý thời gian.
- Việc cấp bách (nhưng không quan trọng)
- Để riêng một chỗ, chờ xử lý sau.
- Việc không cấp bách cũng không quan trọng
- Loại bỏ khỏi todo list, ví dụ như Café tán gẫu…
Khi viết ra to-do list, mình luôn đặt ra cho mình câu hỏi: Việc này có khẩn cấp không? Việc này có quan trọng không? Dựa vào đó, mình xác định việc nào cần làm trước, việc nào sẽ làm sau hoặc loại bỏ luôn khỏi danh sách.
3. Xây dựng chuỗi thói quen tốt
Có mục tiêu, có kế hoạch rồi nhưng không phải ai cũng hoàn thành được mục tiêu. Theo bạn thì vì sao? – Mục tiêu xa vời quá?! – Bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp với khả năng của mình. – Còn lý do nào khác nữa không? – Lười?! – Chưa đúng. Thực ra lý do là vì bạn chưa xây dựng được cho mình thói quen tốt mà thôi.
Lúc đầu mình rất xem nhẹ việc xây dựng thói quen. Mình luôn nghĩ rằng người có ý chí, có nghị lực thì việc gì cũng sẽ thành công. Nhưng nhìn lại bản thân thấy mình cũng là người có ý chí nè, cũng muốn vươn lên nè, cũng xây dựng những mục tiêu cụ thể nè, nhưng mình vẫn chưa thành công.
Hóa ra là vì mình thiếu công cụ quan trọng để quản lý thời gian tốt, đó chính là xây dựng chuỗi thói quen hiệu quả.
Hàng ngày chúng ta phải đưa ra hàng ngàn quyết định lớn nhỏ. Từ việc ăn gì, ăn ở đâu, ăn với ai, cho đến việc phải đứng lên đi dạo một chút vì mình đã ngồi quá một giờ đồng hồ. Quá nhiều việc phải ra quyết định nên càng về cuối ngày, ý chí của chúng ta càng giảm sút. Phần lớn các công việc viết blog, làm podcast mình làm vào buổi tối, sau giờ làm việc chính. Khi ấy, cơ thể mệt mỏi, ý chí cạn kiệt. Vậy là mình hành động theo vô thức, theo thói quen.
Mà thói quen mỗi tối của mình trước đây là nằm dài trên sofa lướt điện thoại. Vậy nên mục tiêu đọc sách và viết lách thường bị bỏ dở.
Từ ngày phát hiện ra tầm quan trọng của việc xây dựng thói quen, mình không còn cần phải cố gắng ngồi vào bàn viết, cố gắng mở sách ra đọc.
Mình vận hành mọi việc buổi tối theo thói quen.
Để xây dựng được thói quen, mình chọn ra một thói quen cụ thể và kiên quyết thực hiện nó trong vòng một tháng. Sau một tháng, thói quen đã được hình thành, việc ngồi vào bàn viết trở thành tự động mà không cần có sự can thiệp của ý chí. Thật tuyệt vời!
Công cụ
Hãy tham gia nhóm này để cùng nhau xây dựng chuỗi thói quen tốt nhé.
4. Đồng hồ Pomodoro
Bạn gần đến đích rồi, chỉ cần sử dụng thêm một công cụ này nữa là hoàn hảo. Khi đã bắt đầu mọi việc theo thói quen, để đạt hiệu suất cao, bạn cần sự tập trung cao độ cho một nhiệm vụ cụ thể. Chính sự tập trung chứ không phải cái gì khác, sẽ đưa bạn đến đích nhanh hơn, tiết kiệm thời gian hơn.
Sự tập trung cũng giống như cơ bắp, nếu được rèn luyện, cường độ tập trung và tốc độ đi vào trạng thái tập trung sâu sẽ nhanh và mạnh hơn. Vì vậy bạn hãy mua ngay cho mình một cái đồng hồ Pomodoro như hình dưới đây. Nó chỉ khoảng 100 nghìn thôi nhưng rất hữu ích cho bạn.
Đồng hồ Pomodoro
Khi bắt đầu ngồi vào viết, hoặc đọc sách, mình sẽ cài đặt thời gian cho một lần tập trung là 25 phút. Rồi mình dồn toàn bộ tâm ý cho nhiệm vụ đó, không để bất cứ yếu tố nào làm sao lãng, điện thoại đã được để sang phòng bên cạnh. Máy tính không mở bất cứ trang web nào. Cứ tập trung như vậy cho đến khi Pomodoro reo lên, mình mới dừng lại nghỉ trong vòng 5 phút. Sau đó lại tiếp tục chu kỳ Pomodoro tiếp theo. Cứ như vậy cho đến hết 4 chu kỳ thì mình chuyển sang thực hiện nhiệm vụ khác.
Với bốn công cụ trên, mình tin bạn sẽ dễ dàng áp dụng để vừa tiết kiệm thời gian vừa tạo ra hiệu suất cao cho công việc và cuộc sống của bạn.
Hãy áp dụng và cho mình biết kết quả ở dưới phần bình luận của bài viết này nhé.
Chúc bạn thành công!
******
Gặp gỡ và trò chuyện cùng mình tại các địa chỉ sau nhé:
🍀Đặt hẹn: bit.ly/book-lich-tu-van
🍀Blog: https://goroitraitim.com
🍀Youtube: https://www.youtube.com/@GoRoiTraiTim
🍀Podcast: https://podcasters.spotify.com/pod/show/goroitraitim
🍀Group facebook: https://www.facebook.com/groups/goroitraitim
Cho em xin mẫu bảng mục tiêu nhé. Cảm ơn chị Ánh Nguyệt.