Dưới đây là 3 thói quen xấu đã đánh cắp thời gian vàng ngọc của bạn, thậm chí hủy hoại cuộc sống của bạn. Mình xin được liệt kê ra đây 3 thói quen tiêu biểu, nhưng mình tin còn rất nhiều thói quen khác nữa cần được loại bỏ khỏi cuộc sống của bạn.
Mục lục
Mình đã từng có giai đoạn rất hay lướt facebook. Sáng ngủ dậy, việc đầu tiên mình làm là mò tìm điện thoại. Mặc dù trong đầu đinh ninh chỉ xem chút thôi, nhưng vì không kiểm soát nên “một chút” trở thành một tiếng. Vậy là mình không còn thời gian để tập thể dục. Mà đằng nào cũng không tập, mình lại xem facebook thêm một chút nữa. Thế là sát đến giờ làm vẫn chưa thể đặt điện thoại xuống. Và sáng nào mình cũng vội vã lao ra xe buýt công ty. Nhiều lần chạy xe buýt vừa mệt, vừa băng vội qua đường rất nguy hiểm, mình luôn tự nhủ bản thân từ mai sẽ không tự làm khổ mình như thế này nữa, từ mai sẽ đi làm sớm. Rồi mai vẫn như vậy. Mãi sau này mình mới truy được tận gốc nguyên nhân không thể đi sớm, là ngủ dậy đã mò tìm điện thoại.
Vì vậy, loại bỏ thói quen xấu vặt vãnh cũng đem lại hiệu quả to lớn đối với năng suất và chất lượng cuộc sống của mỗi chúng ta, tương đương với việc tăng thêm thói quen tốt.
Hãy cùng mình điểm mặt những thói quen đánh cắp thời gian của chúng ta và loại bỏ nó ra khỏi đời sống hàng ngày nhé.
1. Thói quen tích lũy những thứ lộn xộn
Con trai mình có rất rất nhiều đồ chơi, và tùy từng độ tuổi con lại thích những món đồ chơi phù hợp với sự phát triển của con. Tuy nhiên, con nhất định không chịu vứt bỏ những đồ chơi cũ không còn phù hợp. Mình đã phải mua rất nhiều thùng nhựa để đựng đồ chơi cho con. Và vì quá nhiều như thế, có những món đồ chơi cả năm con không sờ đến lần nào. Rồi mình nhận ra tại sao mình lại phải để dành không gian sống của mình cho những thứ không còn phù hợp như thế nữa? Tại sao mình phải dành thời gian của mình trong những ngày nghỉ để xếp lại những món đồ không còn giá trị mà con cứ giữ lại?
Bản thân mình cũng vậy. Đã có giai đoạn mình rất thích tích trữ sách. Cảm giác trong nhà có một tủ sách nó “sang” lắm các bạn ạ. Vì vậy đọc xong cuốn nào là mình cất tủ luôn cuốn đấy. Nhưng thực tế là chúng ta phát triển hàng ngày và chắc chắn có những cuốn sách bây giờ đọc lại thấy nó không còn phù hợp với tầm hiểu biết của mình nữa. Vì vậy tại sao mình không cho sách có cơ hội được đồng hành cùng những đọc giả khác, để sách có thể sống cuộc đời rực rỡ, hơn là cứ nằm mãi trong một góc tủ nào đó?
Nhưng tích trữ sách hay đồ chơi còn dễ hiểu. Cô bạn đồng nghiệp của mình còn cất giữ cả những chiếc hộp caton đựng đồ. Mua bộ ấm chén đẹp về dùng, xong cô sẽ cất đi những chiếc vỏ hộp, để khi không dùng nữa có thể cất đồ dùng vào hộp và …cất đi. Thật là siêu tích trữ!
Để dọn dẹp cái nhà kho của cô ấy, chắc hẳn sẽ mất vài ngày đến cả tuần. Mà thông thường, khi có quá nhiều đồ như vậy, chúng ta đã quen sống trên “rác”, và không có nhu cầu muốn dọn dẹp nữa.
Thói quen tích lũy các file tài liệu cũng vậy. Máy tính của bạn mình có những file từ 10 năm trước. Thế giới thay đổi không ngừng. Điện thoại, máy tính chỉ 2, 3 năm đã trở thành lạc hậu. Vậy mà file tài liệu từ 10 năm trước không được update vẫn được bạn mình lưu trữ và chuyển qua chuyển lại mỗi khi có máy tính mới. Nhất định không xóa, không cập nhật, chỉ tích lũy thêm.
Khi thị giác của bạn càng bị kích thích nhiều, thì khả năng tập trung vào đối tượng càng giảm. Gần đây mình tập thói quen nếu cái gì không được dùng trong 6 tháng gần đây sẽ được mang tặng/thanh lý.
Không gian sống của mình trở nên gọn gàng, thoáng đãng hơn. Và khả năng tập trung vào mục tiêu của mình cũng dễ dàng hơn.
Bạn hãy dọn dẹp không gian sống của bạn theo các bước sau nhé.
Bước 1: Liệt kê những khu vực cần dọn dẹp
Máy tính, tủ sách, tủ quần áo, tủ đồ chơi, rồi dành thời gian dọn dẹp từng khu vực. Khi việc dọn dẹp được chia nhỏ ra sẽ giúp bạn không ngại việc.
Bước 2: Đưa ra tiêu chí phân chia đồ đạc
. GIỮ những món đồ sẽ dùng trong 3 tháng tới.
. CẤT những món đồ có công năng cụ thể (ga mùa đông).
. VỨT những món đồ không dùng trong 6 tháng gần đây
Bước 3: Phân loại các món đồ vào các khu vực theo các tiêu chí đã đưa ra
Hàng tuần, hàng tháng, hãy dành thời gian phân loại lại các món đồ trong nhà để dọn dẹp chúng về đúng nơi quy định.
Bước 4: Hình thành thói quen mở rộng “không gian bình an”
Song song với việc dọn và vứt đồ, mình sẽ luôn cố gắng để mở rộng “Không gian bình an”. Bắt đầu từ bàn làm việc. Mình luôn giữ bàn làm việc chỉ có tối đa 10 món đồ trên bàn, bao gồm cả máy tính, bút viết, sổ, cốc nước… Sau đó mình mở rộng không gian này ra đến phòng làm việc, giường ngủ, phòng ngủ, phòng bếp… Trên máy tính mỗi năm cũng mở một folder mới và chỉ lưu thứ quan trọng và cần thiết, những thứ khác cho vào folder “Có thể xóa”. Cứ mỗi tháng mình mở folder đó ra lướt xem có file nào cần giữ không. Nếu có mình lại phân loại vào 3 folder “Giữ” hoặc “Cất” hoặc “Xóa”. Còn nếu không thấy cần thiết nữa, mình chỉ nhấn một lệnh delete all là dọn dẹp xong. Cứ mở rộng dần không gian bình an như vậy, mình dần dọn được đồ cũ và giữ được không gian mới luôn lành mạnh, gọn, sạch và không vướng bận.
Bước 5: Kiềm chế ham muốn mua đồ, mang đồ về nhà
Ai cũng có ham muốn mang đồ về nhà. Mình cũng hay được công ty, bạn bè tặng đồ. Thực sự có rất nhiều đồ không phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình, không phải vì nó rẻ hay đắt, mà là mình luôn cố gắng tối giản. Mình sẽ để những món quà đó ở một nơi rất trân trọng, rồi sau đó mình luôn xin phép được tặng nó cho ai đó cần hơn mình. Mình tin những món đồ đó cũng sẽ mang năng lượng tích cực khi được một lần nữa trở nên có giá trị với người sở hữu mới.
Trước khi mua món đồ nào đó, mình cũng luôn tự hỏi: “Mình thích món đồ này hay mình cần nó?”. Nếu cần mình sẽ mua, còn nếu thích thì chỉ để trong giỏ hàng và kỳ lạ là thời gian ngắn sau mình đã không còn thích nó nữa. Vừa đỡ tốn tiền mua đồ, vừa đỡ phải dọn dẹp đồ khi đã không còn thích nó nữa.
2. Thói quen làm những việc vô ích
Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy luật 80/20 chỉ ra rằng 80% kết quả được tạo thành từ 20% hành động. Có nghĩa là có đến 80% hành động khác của bạn chỉ tạo ra được 20% kết quả. Điều này khiến bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian và nỗ lực cho những nhiệm vụ không giá trị.
Để mình lấy ví dụ cho bạn dễ hình dung: Giả sử một ngày làm việc của bạn có 10 tiếng, thì có thể chỉ có 2 tiếng rất tập trung của bạn tạo ra 80% kết quả của ngày làm việc. Còn có đến 80% giờ làm việc, tức là 8h làm việc của bạn chỉ mang lại 20% kết quả. Đây thực sự là một sự lãng phí.
Với người bán hàng cũng vậy, 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng (VIP, VVIP…). Còn 20% doanh thu đến từ các khách hàng vãng lai, chiếm 80% tổng số khách hàng của của hàng. Vì vậy, họ cần lên kế hoạch chăm sóc khách hàng mang lại 80% doanh thu, và mở rộng, phát triển tập khách hàng để sớm trở thành khách hàng tiềm năng.
Quy luật này cho bạn biết bạn nên ưu tiên làm việc gì, và loại bỏ việc gì ra khỏi danh sách lãng phí thời gian và sức lực của bạn.
Nhờ có quy luật này, bạn sẽ nhận thấy bận rộn không phải là năng suất. Bạn có thể bận làm những việc không quan trọng, cũng chẳng khẩn cấp nhưng lại cứ tưởng mình đang làm rất nhiều việc.
Vậy hãy bắt tay vào phân loại những việc vô ích và loại bỏ chúng nhé.
Bước 1: List ra tất cả những việc cần làm
Ví dụ để tổ chức một buổi đào tạo cho công ty bạn cần làm những việc như: khảo sát chủ đề, tìm tài liệu, soạn tài liệu, gửi giấy mời, PR hoạt động, lập danh sách học viên tham gia, gửi mail thông báo địa điểm đào tạo… Hãy list ra những việc như vậy, càng chi tiết càng tốt. Từ danh sách này, hãy phân loại nó thành: Việc quan trọng (80% kết quả) – Việc khẩn cấp (đã đến deadline) – Việc không quan trọng cũng không khẩn cấp (20% kết quả). Từ đó bạn có thể loại bỏ việc này bằng cách giao phó, ủy quyền cho người khác. Nếu bạn là nhân viên cấp thấp, phải làm những việc này thì sao? Hãy dành thời gian buổi chiều, cuối giờ, và lượng thời gian giới hạn (ví dụ: 1 giờ) để hoàn thành những nhiệm vụ này. Buổi sáng khi đang có rất nhiều năng lượng, hãy dành thời gian cho những việc quan trọng hơn như soạn tài liệu, viết kịch bản…
Bước 2: Quan sát cách bạn “chi tiêu” thời gian
Hãy theo dõi trong một tuần tới xem bạn chi tiêu thời gian như thế nào. Cuối mỗi ngày hãy xem lại lúc nào bạn đã sử dụng thời gian phù hợp và lúc nào bạn lãng phí thời gian. Việc nào ngốn của bạn thời gian nhiều nhất và việc đó có thực sự quan trọng không? Việc nào thực sự vô bổ và có thể loại khỏi cuộc sống của bạn?
Bước 3: Tìm kiếm cơ hội áp dụng quy luật 80/20
Không chỉ có công việc mà các khía cạnh khác trong cuộc sống của bạn cũng cần sắp xếp lại một cách hợp lý. Ví dụ như đọc sách: Tập trung đọc những đầu sách giúp phát triển một kỹ năng cụ thể hơn là đọc lan man, sách nào cũng đọc. Tập thể dục: Tập trung cho những bài tập đem lại hiệu quả cao nhất. Dần dẫn áp dụng quy luật này vào mọi hoạt động trong đời sống của bạn, từ việc lướt mạng, khi thư giãn, khi làm việc nhà.
Luôn nhớ cuộc đời của bạn rất quan trọng và giá trị, vì vậy bạn cũng chỉ tập trung vào những thứ quan trọng và giá trị với bạn. Những thứ không quan trọng, hãy bỏ qua.
3. Chần chừ ra quyết định
Ra quyết định tốn rất nhiều năng lượng của mỗi chúng ta. Chần chừ không thể ra được quyết định càng làm chúng ta mau chóng kiệt sức.
Trước đây, mỗi khi định mua một món đồ gì, kể cả đồ dùng gia đình, mình mất rất nhiều thời gian để tham khảo thông tin trên mạng. Từ việc so sánh giá, đến việc tìm kiếm xem có mẫu nào đẹp hơn không. Thực ra thói quen này bắt nguồn từ nỗi sợ: sợ bỏ lỡ. Bài sau mình sẽ viết kỹ hơn về nỗi sợ này. Tiếp đến là nỗi sợ quyết định sai, sợ hành động sai.
Thu thập nhiều thông tin sẽ chịu tác động của quy luật lợi ích giảm dần, đó là chi phí để thu thập thông tin còn lớn hơn lợi ích mà thông tin mang lại. Ở đây chi phí chính là thời gian chúng ta bỏ ra và những cơ hội chúng ta đã mất khi dành thời gian cho việc vô bổ này.
Khi có quá nhiều thông tin, chúng ta cũng sẽ dễ dẫn đến tình trạng bị tê liệt phân tích. Hiếm khi nào các thông tin cho ta biết đâu là lựa chọn hoàn hảo. Thay vào đó mỗi phương án đều có rất nhiều lựa chọn thay thế.
Khi bắt đầu làm Podcast Gỡ Rối Trái Tim, mình cũng hoang mang trong việc nên dùng nền tảng nào để lưu trữ Podcast của mình. Trên mạng có quá nhiều thông tin để mình lựa chọn. Nhưng vì không am hiểu nên mình không thể nhanh chóng ra quyết định nên lựa chọn dùng nền tảng nào. Mình đắm chìm trong việc đọc và tìm hiểu các loại nền tảng. Càng đọc càng hoang mang vì cái nào cũng có ưu điểm và nhược điểm. Cuối cùng mình quyết định không tìm hiểu nữa, cứ chọn một nền tảng mà mình thấy phù hợp nhất. Sau đó một thời gian, mình mới biết là nếu không thích nền tảng này, mình có thể chuyển qua nền tảng khác mà vẫn bảo toàn nguyên vẹn Podcast của mình. Khi ấy mới thấy mình đã tốn quá nhiều thời gian để lựa chọn và ra quyết định cho việc này.
Phải sử dụng, bạn mới biết cái nào phù hợp, nên cứ làm thôi, đừng đắn đo, đừng chần chừ, đừng sợ ra quyết định.
Dưới đây là các bước giúp bạn loại bỏ thói quen chần chừ không dám ra quyết định:
Bước 1: Giới hạn lượng thông tin bạn cần biết để ra quyết định
Khi quyết định dùng nền tảng nào để lưu trữ Podcast, mình chỉ đặt ra một tiêu chí: Có trả phí hay miễn phí. Những ngày đầu mới làm Podcast, chỉ làm cho vui nên nếu mình phải trả phí thì không thể duy trì lâu dài được. Mình chọn miễn phí. Thế là mình quyết và chọn luôn dịch vụ của Anchor. Không suy nghĩ đắn đo thêm gì nữa. Sau này khi lượng nghe tăng lên, mình có thể chuyển toàn bộ Podcast của mình sang nền tảng lưu trữ khác mà không bị ảnh hưởng gì đến chất lượng. Thính giả hoàn toàn không biết mình đã “chuyển nhà”.
Bước 2: Chấp nhận rằng mọi quyết định đều có chi phí cơ hội
Khi chọn cái này là phải hy sinh cái kia. Không có quyết định nào là hoàn hảo. Chỉ có quyết định phù hợp ở thời điểm đó.
Khi bạn chọn mua điện thoại SamSung vì có bút note thì cũng là lúc phải chấp nhận từ bỏ điện thoại Apple dù nhiều danh tiếng hơn. Khi đã chấp nhận rằng để lựa chọn cái này cùng đồng nghĩa với việc từ bỏ cái khác, bạn sẽ tự tin hơn với lựa chọn của mình.
Bước 3: Lắng nghe trái tim mình
Với những quyết định vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến công việc và cuộc sống của mình, mình sẽ dành thời gian buổi sáng để lắng nghe trái tim. Vào sáng sớm khi không gian thật yên tĩnh, hãy ngồi thiên và tự hỏi “Mình nên nghe theo quyết định nào?”. Không gian trong lành và yên tĩnh yên tĩnh sẽ giúp chúng ta kết nối với bản thể cao nhất của mình và dễ dàng lắng nghe được thông điệp cho việc lựa chọn và ra quyết định.
Khi mình còn làm việc cho một tập đoàn của nước ngoài, có một nhân viên đã vi phạm nghiêm trọng các quy định của công ty. Khi ấy nhóm mình cần phải đưa ra quyết định là báo cáo cấp trên, thì nhân viên đó sẽ bị sa thải, hoặc bao che thì nhân viên đó sẽ được ở lại tiếp tục làm việc. Vì quyết định quá quan trọng như vậy nên ngốn của mình rất nhiều thời gian suy nghĩ. Sau đó mình quyết định sẽ lắng nghe trí tuệ của trái tim, nên đã ngồi thiền và đặt ra câu hỏi: Mình nên làm gì? Hai phương án lựa chọn được đưa ra và lúc đó mình cảm nhận mãnh liệt thôi thúc mình đi theo chọn A hơn là lựa chọn B. Mình không suy nghĩ thêm nữa, đi theo lựa chọn A.
Bước 4: Đặt ra deadline để quyết định
Với những quyết định không quá quan trọng, bạn hãy đặt ra deadline và quyết tâm chốt một quyết định để bắt tay hành động khi tới ngày, giờ cụ thể. Khi đã đến hạn, hãy dừng thu thập thông tin. Rồi đưa ra một quyết định dựa vào thông tin đã biết.
Và dù có thể nào đi nữa, hãy nhớ rằng quyết định bạn đã đưa ra luôn là quyết định đúng đắn nhất ở tại thời điểm đó. Bạn đã đầu tư không những thời gian mà còn cả sức lực để lựa chọn quyết định này rồi.
Trên đây là 3 thói quen ngốn rất nhiều thời gian và sức lực của bạn. Hãy tìm cách loại bỏ nó ra khỏi cuộc sống của bạn.
Bên cạnh đó, hãy luôn đầu tư để xây dựng thói quen mới. Cuộc sống của bạn bắt đầu thay đổi từ việc thay đổi thói quen hàng ngày.
******
Gặp gỡ và trò chuyện cùng mình tại các địa chỉ sau nhé:
🍀Đặt hẹn: bit.ly/book-lich-tu-van
🍀Blog: https://goroitraitim.com
🍀Youtube: https://www.youtube.com/@GoRoiTraiTim
🍀Podcast: https://podcasters.spotify.com/pod/show/goroitraitim
🍀Group facebook: https://www.facebook.com/groups/goroitraitim
